Histats.com © 2005-2010 Privacy Policy - Terms Of Use - Powered By Hist
2.1 Membaca Dokumen Kebutuhan User
2.1.1 Dokumen Kebutuhan User Dipelajari
Kebutuhan user untuk proyek berbasis IT, pada umumnya terdiri atas dua bagian besar, yaitu kebutuhan akan hardware dan software. Kebutuhan akan hardware dan software ini didokumentasikan secara terpisah, namun standar penulisannya adalah sama. Untuk pembahasan kali ini, dokumen mengenai kebutuhan user yang akan dibahas adalah kebutuhan hardware.
Dokumen kebutuhan hardware user yang telah dibuat sebelumnya mulai dipelajari. Berikut pada gambar 2.1 dan gambar 2.2 adalah contoh dokumen standar kebutuhan hardware user.
(Gambar 2.1 Cover Standar Dokumentasi)
(Gambar 2.2 Tabel Kebutuhan Hardware User)
Setelah mempelajari dokumen kebutuhan user ini, mulailah untuk menganalisa apa saja yang perlu dipersiapkan untuk pemenuhan kebutuhan tersebut. Dokumentasi ini nantinya akan menjadi acuan dalam pengadaan hardware/tools yang dibutuhkan user dalam menjalankan sistem.
Periksa secara teliti tabel kebutuhan user, apakah sudah tercatat dengan benar dan sesuai dengan hasil wawancara dengan user dalam perumusan kebutuhan tersebut. Bila ternyata ada tidak jelas dalam pencatatan, lebih baik untuk menghubungi user kembali dan mengkonfirmasikannya.
Mulailah untuk membuat perencanaan pengadaan hardware/tools tersebut. Buat checklist nama-nama penyuplai yang menjual hardware/tools tersebut, lengkap beserta alamat dan nomor telepon yang dapat dihubungi. Checklist ini berguna untuk menandai apakah penyuplai tersebut benar masih menyediakan dan menjual hardware/tools tersebut atau tidak. Sebelumnya perlu di check terlebih dahulu apakah hardware/tools tersebut masih ada di pasaran atau tidak. Sebaiknya rekomendasikan kepada user, hardware/tools yang umum dijual di pasaran.
2.2 Mendapatkan Daftar Spesifikasi Perangkat Komputer Yang Tersedia
2.2.1 Berbagai Komponen Komputer dan Spesifikasinya Dijelaskan Berdasarkan Yang Tersedia Saat Itu
Ada kalanya hardware/tools yang sudah diusulkan kepada user ternyata tidak tersedia setelah dilakukan pengecekan ke penyuplai. Bila terjadi hal seperti ini, maka jelaskan terlebih dahulu kepada user mengenai hardware/tools yang tersedia. Kemudian untuk hardware/tools yang tidak tersedia, diskusikan kembali dengan user mengenai solusinya.
Berikan penjelasan kepada user mengapa hardware/tools tersebut tidak tersedia. Ada beberapa alasan mengapa hardware/tools tidak tersedia:
- hardware/tools tidak diproduksi lagi oleh produsen
- hardware/tools tidak tersedia oleh penyuplai
- hardware/tools belum masuk ke pasaran/belum tersedia oleh penyuplai
- hardware/tools tidak dijual lagi di pasaran
Produsen adalah pihak yang memproduksi perangkat, sedangkan penyuplai/vendor adalah pihak yang menjual perangkat tersebut.
Hardware/tools yang tidak tersedia sebaiknya didiskusikan kembali dengan user. Beberapa saran atau solusi yang bisa diberikan untuk mengatasi masalah ketidaktersediaan hardware/tools ini adalah:
- Mengusulkan hardware/tools pengganti yang memiliki fungsi dan kegunaan yang sama
- Mencari penyuplai lain yang masih menyediakan hardware/tools tersebut
- Mengusulkan hardware/tools yang diproduksi produsen lain
Jelaskan juga kepada user, mengapa diusulkan hardware/tools tersebut, bukan hardware/tools yang lain. Sesuaikan dengan user yang menggunakannya. Misalnya bagian IT System Adminstrator membutuhkan server for data storage yang memerlukan harddrive dengan kapasitas 120 Gb, hal ini dikarenakan server tersebut berfungsi sebagai penampung data atau tempat menyimpan data, sehingga membutuhkan harddrive sebagai tempat penyimpanan file dengan kapasitas yang besar.
Dari hasil diskusi kembali dengan user mengenai hardware/tools yang tidak tersedia, maka akan dihasilkan kembali solusi baru yang lebih sesuai, dengan mempertimbangkan hardware/tools yang tersedia.
2.3 Merancang Spesifikasi Komputer Yang Sesuai Dengan Kebutuhan User
2.3.1 Spesifikasi Komputer Dibuat Berdasarkan Kebutuhan User dan Komponen Yang Tersedia
Spesifikasi komputer dibuat kembali sesuai dengan kebutuhan user dengan mempertimbangkan komponen hardware/tools yang tersedia.
Pada dasarnya cara pembuatan spesifikasi tersebut tidak berbeda dengan yang sebelumnya telah dibuat. Yang berbeda hanya hardware/tools nya saja yang mungkin diganti dengan kriteria hardware/tools lain yang memiliki fungsi dan kegunaan yang sama dengan hardware/tools sebelumnya.
Ketersediaan hardware/tools oleh penyuplai harus dilengkapi dengan harga. Hubungi pihak penyuplai untuk mendapatkan daftar harga dari setiap hardware/tools yang akan digunakan untuk kebutuhan user. Daftar harga ini nantinya akan digunakan sebagai pelengkap daftar spesifikasi untuk kebutuhan user, sehingga user mengetahui dana yang diperlukan untuk pengadaan hardware/tools yang bersangkutan. Berikut pada gambar 2.3 adalah contoh daftar harga yang didapat dari penyuplai.
(Gambar 2.3 Daftar harga hardware/tools )
Pada umumnya daftar harga perangkat komputer bergantung pada kurs tukar mata uang, sehingga haganya menjadi tidak stabil. Karena itu pada daftar harga perangkat tersebut perlu dicantumkan tanggal saat itu, sehingga diketahui bahwa kurs tukar mata uang yang digunakan adalah kurs tukar yang sesuai dengan tanggal yang tertera pada daftar.
Kumpulkan daftar harga dari beberapa penyuplai dan bandingkan antara penyuplai yang satu dengan penyuplai yang lain. Hal ini dimaksudkan untuk mencari spesifikasi dan harga perangkat yang palng sesuai dengan kebutuhan user.
Adakalanya setelah daftar harga perangkat telah didapatkan dan user telah mengetahui daftar harga tersebut, user mengajukan tambahan atau pengurangan spesifikasi perangkat. Karena itu penyesuain perlu dilakukan kembali terhadap dokumen kebutuhan hardware user.
Rekomendasikan kepada user perangkat-perangkat yang tersedia oleh penyuplai dari daftar harga yang telah diperoleh. Perancangan kembali spesifikasi komputer yang sesuai dengan kebutuhan user merupakan proses wawancara kembali dengan user untuk mendapatkan informasi kebutuhan user. Yang berbeda adalah untuk proses kali ini, daftar barang yang tersedia beserta harganya merupakan bahan referensi yang diikutsertakan dalam pembahasan.
Terkadang pihak penyuplai membuat daftar harga dengan bentuk dan format yang sulit untuk dimengerti oleh pihak yang membacanya. Jika hal tersebut terjadi maka buatlah sebuah rangkuaman daftar harga yang didapat dari berbagai daftar harga penyuplai. Buatlah dengan bentuk dan format yang mudah dimengerti. Berikut pada gambar 2.4 adalah contoh rangkuman daftar harga dari berbagai penyuplai.
(Gambar 2.4 Rangkuman daftar harga hardware/tools )
Tampilkan jumlah penyuplai paling sedikit lima penyuplai, sehingga user, memiliki banyak pilihan untuk memilih yang paling sesuai dengan kebutuhannya. Beri tanda pada perangkat yang memiliki harga berbeda antara satu penyuplai dengan penyuplai lainnya.
2.4 Mengajukan Spesifikasi Yang Dibuat Dengan User
2.4.1 Daftar Spesifikasi Dibuat Berdasarkan Kebutuhan User Beserta Harga Jualnya
Daftar harga yang didapat dari penyuplai hardware/tools yang dibutuhkan oleh user, selanjutnya dianalisa dan dimasukkan ke dalam kolom harga pada tabel kebutuhan hardware user.
Pencatuman harga ke dalam daftar spesifikasi kebutuhan user bertujuan untuk memperjelas data dan informasi mengenai pengadaan hardware/tools yang dibutuhkan oleh user.
Dengan adanya daftar spesifikasi kebutuhan user yang telah dicantumkan harga hardaware/tools-nya, user bisa mengetahui perkiraan dana yang dibutuhkan untuk pengadaan perangkat-perangkat tersebut sebagai penunjang sistem. Jangan sampai dana untuk pengadaan perangkat ternyata terlampau besar, sehingga dana untuk pengembangan sistem menjadi tidak tercukupi karena tersedot untuk dana pengadaan hardware/tools tersebut. Berikut pada gambar 2.4 adalah contoh daftar spesifikasi yang telah dilengkapi dengan harga dari hardware/tool yang bersangkutan.
(Gambar 2.5 Tabel Kebutuhan Hardware User )
Daftar spesifikasi yang telah dilengkapi dengan harga hardware/tools yang akan digunakan, belumlah mutlak sebelum dibicarakan kembali dengan user. Ada kalanya ternyata harga hardware/tools yang telah dicantumkan ternyata tidak sesuai dengan kondisi dana yang akan dikeluarkan oleh user untuk pengadaan perangkat-perangkat tersebut. Karena itu daftar spesifikasi tersebut perlu dikaji ulang kembali bersama-sama antara user dengan pihak atau instansi pengaju proyek.
Pengkajian ulang kembali daftar spesifikasi dapat dilakukan di tempat user, ataupun di tempat pihak pengaju proyek. Jadwal pertemuan dapat diatur kembali seteleh proses wawancara dengan user saat pengumpulan data dan informasi kebutuhan selesai dilaksanakan.
Pada saat pengkajian kembali daftar spesifikasi, beberapa dokumen yang perlu untuk dibawa sebagai bahan referensi adalah :
· Daftar harga hardware/tools dari masing-masing penyuplai
· Dokumen kebutuhan user
2.4.2 Perubahan-perubahan Spesifikasi Dibuat Berdasarkan Kemampuan Keuangan User dan Kebutuhan User
Pada saat ternyata harga yang dicantumkan dalam daftar spesifikasi ternyata tidak sesuai dengan kondisi keuangan atau dana user, maka perlu dilakukan beberapa penyesuaian dan perbaikan atas dokumen kebutuhan user.
Penyesuain dan perbaikan atas dokumen kebutuhan user terhadap kemampuan keuangan user dapat dilakukan dengan cara mencari perangkat pengganti dengan fungsi dan kegunaan yang sama dengan perangkat sebelumnya, namun dengan harga yang relatif lebih murah. Perangkat pengganti ini biasanya adalah perangkat yang diproduksi oleh produsen lainnya yang berbeda dari perangkat dengan produsen sebelumnya direkomendasikan.
Ada beberapa perangkat yang memang tidak bisa diganti dengan perangkat lainnya, karena perangkat tersebut termasuk perangkat yang penting dan vital. Cara untuk mensiasati hal ini adalah dengan mengusulkan kepada user untuk men-substitusi perangkat lainnya yang bukan perangkat penting dan vital.
Dapat juga terjadi bahwa perangkat dengan produsen yang direkomendasikan ternyata merupakan perangkat satu-satunya yang ada di pasaran. Produsen lain tidak ada yang memproduksi perangkat. Bila hal ini terjadi, maka sama dengan cara sebelumnya untuk mensiasatinya, yaitu dengan mengusulkan kepada user untuk men-substitusi perangkat lainnya yang merupakan bukan barang langka di pasaran.
Diskusikan kembali dengan user, apabila perangkat substitusi telah dimasukkan ke dalam daftar kebutuhan user, agar benar-benar sesuai dengan kemampuan keuangan user.
2.5 Membuat Dokumen Perintah Perakitan Komputer
2.5.1 Daftar Spesifikasi Dibuat Berdasarkan Kebutuhan User Beserta Harga Jualnya
Selama kebutuhan user dan kemampuan dana user belum sesuai dengan apa yang diajukan oleh pihak pengaju proyek dalam daftar kebutuhan user, lakukan terus perbaikan dan penyesuaian atas daftar spesifikasi tersebut.
Setelah tercapai kesepakatan atas dokumen kebutuhan user atas hardware/tools yang akan digunakan dalam sistem, baik antara pihak pengaju proyek dengan user, maka dilakukan penandatanganan kembali pada dokumen tersebut di bagian bawah tabel kebutuhan hardware user. Hal ini untuk mengesahkan dan menandakan bahwa perangkat-perangkat yang tertera pada tabel kebutuhan user-lah yang akan digunakan dalam penyelenggaraan proyek. Dan yang paling penting adalah bahwa harga-harga yang diajukan disana telah diketahui dan disetujui oleh user.
2.5.2 Koordinasi Dilakukan Dengan Teknisi Perakitan Untuk Mulai Pekerjaan Perakitan
Dokumen kebutuhan user yang sudah disetujui dan ditandatangani bersama antara user dengan pihak pengaju proyek, selanjutnya akan diajukan sebagai dokumen perintah perakitan kepada teknisi perakitan.
Teknisi perakitan komputer adalah pihak yang berasal dari pihak pengaju proyek, atau pihak lain yang direkomendasikan oleh pihak pengaju proyek sebagai pihak yang bertanggung jawab atas perakitan perangkat-perangkat komputer yang ada pada dokumen kebutuhan user.
Perakitan perangkat sebaiknya dilakukan dengan diawasi oleh user dan atau pihak/instansi pengaju proyek. Hal ini bertujuan agar perakitan dapat berjalan dengan baik, dan sesuai dengan apa yang diinginkan oleh user berdasarkan pada dokumen kebutuhan user.
Dalam pembahasan ini, diasumsikan bahwa pekerjaan perakitan dilakukan dari pihak pengaju proyek. Dokumen yang digunakan sebagai dokumen perintah perakitan adalah sama, yang berbeda adalah perlu dibuat lagi sebuah daftar checklist pekerjaan perakitan yang akan digunakan oleh teknisi perakitan. Berikut pada gambar 2.6 adalah contoh daftar checklist pekerjaan perakitan.
Tugas teknisi setelah merakit dan memasang perangkat-perangkat yang tertera pada daftar checklist pekerjaan perakitan adalah memberikan tanda centang/check pada kolom check yang telah disediakan dibagian kanan daftar. Dengan penandaan tersebut, maka pihak teknisi, user, dan pihak/instansi pengaju peroyek mengetahui bahwa perangkat tersebut sudah terpasang dan dapat digunakan.
Setelah semua perangkat telah terpasang dan ditandai, maka pada bagian bawah dokumen tersebut ditandatangi oleh teknisi perakitan, user, dan pihak/instansi pengaju proyek. Hal ini dimaksudkan bahwa pekerjaan perakitan dan pemasangan komputer telah selesai dilakukan oleh teknisi perakitan, dan telah diketahui oleh user dan instansi pengaju proyek.
Ada kalanya salah satu pihak belum menyetujui akan hasil perakitan dan pemasangan perangkat yang dilakukan oleh teknisi perakitan. Bila hal ini terjadi, maka penandatanganan oleh ketiga pihak tersebut belum dapat dilaksanakan. Penandatangan baru dapat dilakukan apabila ketiga pihak terkait sudah menyetujui akan hasil perakitan dan pemasangan yang dilakukan oleh teknisi perakitan berdasarkan atas daftar checklist pekerjaan perakitan.
0 komentar:
Posting Komentar